Os síndicos e síndicas devem ficar atentos aos cuidados que devem ser adotados na convocação e realização de uma assembleia. A convenção estabelece como deve ser o prazo para a convocação de uma reunião. Alguns condomínios precisam, por exemplo, publicar um edital com os temas que serão discutidos em um jornal de grande circulação.
Algumas convenções exigem o envio de uma carta aos condôminos e um comunicado deve fixado nas aéreas comuns do condomínio. O comunicado deve constar o local da reunião, data, horário e o nome do condomínio. Gostaria de lembrar que os condôminos inadimplentes não podem votar e estão impedidos de serem votados nas assembleias. Os locatários só podem votar com uma procuração assinada pelo proprietário.
Outro ponto importante que deve ser observado é sobre o quórum exigido em cada votação. Há casos de exigência de aprovação por unanimidade, como por exemplo, a realização de obras que alterem a fachada do prédio.
Quando a assembleia for para discutir um assunto mais complexo, como por exemplo, realização de uma obra no condomínio, é importante a contração de um advogado independente. Esse profissional pode orientar o síndico sobre a forma de conduzir a assembleia conforme determina a convenção e evitando questionamentos futuros.
Vale ressaltar que a pessoa que tumultuar assembleia de condomínio pode responder por contravenção penal (art. 40 da LCP), além de ser passível de multa, punição civil e, em casos graves de agressão, prisão.
Todas as assembleias precisam ter uma ata registrada em cartório constando todos os assuntos e decisões aprovadas pelos condôminos. Os nomes dos participantes precisam constar na ata.
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