O fim de ano está chegando e com ele também se aproxima o período de prestação de contas do que foi arrecadado e do que foi gasto nos 12 meses, além de outras ações.
A prestação de contas é uma das obrigações do síndico e deve ser feita todo fim de ano para que os moradores possam avaliar a saúde financeira do condomínio, e no fim do mandato, para que o síndico demonstre os condôminos tudo o que foi feito durante sua gestão.
Um dos itens que deve constar no documento é a receita total do ano. Neste ponto, o síndico deve detalhar todo o dinheiro que entrou e também quantas unidades estão inadimplentes (sem revelar os nomes dos condôminos) e qual o impacto das dívidas no total das contas.
Em seguida, o documento deve mostrar as despesas. Para facilitar o entendimento, o síndico pode dividir os gastos por despesa, por exemplo: água, luz, salários de funcionários, prestação de serviços, obras e outros gastos eventuais.
O ideal é que o síndico faça uma cópia para cada unidade e entregue na Assembleia marcada para a prestação de contas.
Também é interessante incluir a previsão orçamentária do ano, feita no fim do exercício anterior para conferir se as receitas e despesas ficaram dentro do esperado, abaixo ou acima. Fazer essa análise é importante para saber se os recursos estão bem aplicados, se é preciso economizar mais ou se é possível investir em melhorias não urgentes que valorizam o imóvel. Além disso, a prestação de contas é o documento que vai basear a previsão orçamentária do ano seguinte e o valor da taxa de condomínio para o próximo exercício.
Aprovação – É importante que o síndico saiba que as contas podem não ser aprovadas pela Assembleia. Isso acontece, principalmente, quando há inconsistências nos dados. Se faltar uma nota fiscal, comprovantes de quitação de obrigações trabalhistas ou de pagamento de contas mensais, os condôminos não têm obrigação de aprovar o que foi apresentado.
Por isso, é essencial que o síndico seja organizado e guarde todos os comprovantes, tanto de receita quanto de despesa de todo o ano. Fazer os balancetes mensais com o Conselho Fiscal ajuda a manter tudo em dia.
Quem não se organizou ao longo dos meses deve aproveitar esses cerca de 80 dias até o fim do ano para encontrar todos os documentos necessários e preparar o balanço financeiro.
Os condomínios que contam com a ajuda de administradoras também devem apresentar a prestação de contas. O síndico deve exigir todos os dados detalhados e apresentar aos condôminos em Assembleia.