Entre as normas para a convocação, está o prazo. A convenção ou o regimento especificam quanto tempo antes da assembleia os moradores devem ser convocados. O bom senso diz que, se a reunião não for emergencial, a convocação deve ser feita com, pelo menos, uma semana de antecedência para que todos possam se organizar, principalmente condôminos que não moram no prédio. A convocação deve ser afixada do quadro de avisos ou em local de grande circulação de condôminos, como elevadores ou portaria. O síndico também pode pedir à administradora para mandar uma carta com a convocação para cada unidade.

Os proprietários que não vivem no condomínio ou os que alugam salas ou lojas, no caso dos comerciais, devem ser comunicados por carta registrada. Esse instrumento garante ao síndico a comprovação que todos foram comunicados.

Tecnologia – Em tempos de pandemia e de avanço dos meios de comunicação, muitos condomínios optaram por fazer a convocação para as assembleias por aplicativos de mensagem, como WhatsApp, por e-mail ou redes sociais. Entretanto, esses recursos digitais devem estar previstos na convenção. Se não estiverem, é preciso que sejam incluídos, depois de aprovados em assembleia. “Essas são tecnologias novas e se não forem aprovadas, algum condômino pode alegar que não foi comunicado da reunião”, explica o presidente do Sindicon MG, advogado especializado em direito condominial, Carlos Eduardo Alves de Queiróz.

Temas - Outra coisa importante é que todos os assuntos que serão tratados sejam informados no edital, principalmente os que envolvem obras, gastos ou taxas extras. Não adianta fazer uma convocação genérica e incluir esses assuntos na assembleia. Se isso acontecer, o condômino ausente pode pedir a impugnação da assembleia. “Mesmo porque, existem temas que precisam de quórum qualificado ou unanimidade de condôminos. Todos têm que estar presentes”, diz o presidente.

Aliás, esse é mais um motivo pelo qual a participação de todos os condôminos em todas as assembleias é tão importante. Não são raros os casos em que decisões que afetam o bolso dos proprietários geram confusão entre aqueles que não quiseram ou não puderam participar. Infelizmente, na maioria dos prédios, nem metade dos proprietários comparecem às assembleias. Se a convocação for bem feita, respeitando os prazos e o detalhamento dos assuntos no edital, não há o que o ausente possa fazer para impedir as ações aprovadas pelos presentes.

As regras servem tanto para as assembleias ordinárias quanto para as extraordinárias.